업무에 AI가 스며들고 있다. 오늘은 업무에 실질적으로 도움이 되는 AI 보조 툴 5종을 직접 사용해본 경험을 바탕으로 비교해보고자 한다.
처음엔 단순한 자동화 도구로 받아들였던 AI는 이제 문서 작성, 회의 요약, 일정 정리, 이메일 작성 등 일상적인 실무의 핵심 파트너가 되고 있다. 특히 텍스트 기반 생성형 AI는 사무직 중심의 업무를 크게 바꾸어놓고 있으며, 툴만 잘 골라도 하루의 생산성이 눈에 띄게 달라지는 시대가 되었다. 단순한 기능 나열이 아니라, 실제로 어떤 업무에 적합한지, 협업 환경에서 어떻게 작용하는지, 누구에게 가장 유용한지에 초점을 맞춰 평가했다. 선택한 툴은 Notion AI, ChatGPT (Pro 기준), Grammarly, Microsoft Copilot, 그리고 Fireflies.ai이다. 이들 도구는 각기 다른 성격과 강점을 가지고 있으며, 업무 성향과 조직 구조에 따라 실용성이 크게 달라진다. 이 글은 실험에 가까운 사용기를 통해 그 차이를 실감 있게 보여줄 것이다.
Notion AI – 가장 부드럽게 녹아드는 AI
Notion AI는 문서 기반 업무에 특화된 도구이다. 특히 Notion 자체를 업무 메모, 회의록, 프로젝트 관리 툴로 활용하는 팀이라면, Notion AI의 도입은 기존 문서 작성 흐름에 자연스럽게 녹아들 수 있다. 별도로 새로운 툴을 배우거나 복잡한 설정을 할 필요 없이, 기존 페이지 안에서 바로 AI 기능을 불러와 내용을 요약하거나 재정리할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이다.
실제로 필자는 회의록을 정리할 때 Notion AI를 자주 활용한다. 회의 중간에 기록한 어수선한 메모를 “3줄 요약으로 정리해줘”, “할 일 항목으로 뽑아줘” 등의 프롬프트를 통해 깔끔하게 정리할 수 있다. 특히 회의록에서 핵심 발언만 뽑아주거나, 다음 액션 아이템을 분류해주는 기능은 실무에 매우 실용적이다.
다만 단점도 있다. 독립형 생성형 AI보다는 활용도가 제한적이며, 프롬프트를 커스터마이징하거나 외부 데이터를 불러오는 기능은 상대적으로 약하다. 특히 대규모 데이터 분석이나 복잡한 문서 초안 작성을 할 때는 기능의 한계가 뚜렷하게 보인다.
결론적으로 Notion AI는 복잡하지 않은 협업 환경, 메모 중심의 업무, 문서 정리와 요약이 주된 실무에 매우 잘 맞는 도구이다. “AI를 무겁지 않게 도입해보고 싶다”는 팀이나 “지금 쓰고 있는 Notion에 기능만 더하고 싶다”는 사용자에게는 매우 실용적인 선택이 될 수 있다.
ChatGPT – 범용성과 창의성의 조합
ChatGPT는 단연코 가장 폭넓은 활용이 가능한 AI 도구이다. 글쓰기, 기획, 요약, 코드 작성, 마케팅 문구 개발, 브레인스토밍까지 거의 모든 텍스트 기반 작업에서 활용할 수 있다. 특히 ChatGPT Plus 사용자는 GPT-4 모델을 활용해 보다 정교한 응답과 긴 문맥 유지가 가능하고, 사용자 맞춤 프롬프트 설정이나 파일 업로드 기능, 코드 해석 기능까지 사용할 수 있다.
실제로 콘텐츠 기획 업무에서 ChatGPT는 ‘아이디어를 대신 떠올려주는 동료’ 역할을 한다. 키워드만 몇 개 입력하면 주제 제안, 문단 구조, 제목 옵션, 배치 전략 등을 제시해주며, 회의 전에 초안을 미리 정리하거나 슬라이드 구성을 빠르게 잡는 데 유용하다. 또한 이메일 작성이나 정책 제안서 초안 작업에서도 자연스러운 문장과 핵심 요약을 동시에 얻을 수 있다.
하지만 단점은 여전히 존재한다. 기업용으로 사용할 경우 데이터 보안 이슈에 민감할 수 있으며, 매번 프롬프트를 입력해야 하는 불편함, 외부 툴과의 통합성이 낮은 점 등은 대규모 팀 협업에서는 한계가 될 수 있다. 또한, 같은 질문에 다른 문장이 나올 수 있는 ‘일관성 부족’도 문서화 업무에 있어선 변수로 작용할 수 있다.
그럼에도 불구하고 ChatGPT는 가장 강력한 ‘생산성 확장 도구’임에는 틀림없다. 단순한 AI 비서가 아닌, 콘텐츠와 사고력을 함께 확장시켜주는 창의적 협업 파트너로서 실용성은 단연 최고 수준이다.
Grammarly – 영어 실무자의 필수 편집 비서
Grammarly는 오랜 시간 영어권 사용자들에게 사랑받아온 문장 교정 도구이다. 최근에는 GrammarlyGO라는 AI 생성 기능이 추가되어, 단순한 교정에서 벗어나 문장 재작성, 요약, 톤 조절 등까지 가능해졌다. 특히 영어로 문서를 작성하거나 이메일을 자주 쓰는 사용자에게는 매우 실용적인 도구이다.
필자의 경우, 해외 클라이언트와의 이메일 작성 시 Grammarly는 단순한 문법 교정 이상의 역할을 해준다. “이 문장이 너무 직설적으로 들리지 않도록 바꿔줘”, “이메일 톤을 더 친근하게 조정해줘” 같은 명령을 주면, 자연스러우면서도 포멀한 문장으로 재작성해준다. 또한 팀 내 영문 매뉴얼을 작성할 때도 일정한 톤과 명확한 구조를 유지하는 데 큰 도움이 된다.
단점은 역시 영어에 국한된다는 점이다. 다른 언어는 지원하지 않으며, 콘텐츠 생성보다는 편집·재구성에 강점을 가지고 있다. 따라서 ‘무(無)에서 유(有)를 만드는’ 창작 도구라기보다는, 이미 존재하는 텍스트를 더 정교하게 다듬는 데 특화된 보조자라고 할 수 있다.
Grammarly는 AI를 통해 문장의 완성도를 높이고 싶은 사용자, 특히 정제된 언어를 요구하는 글로벌 커뮤니케이션 환경에 있는 실무자에게는 필수적인 툴이라 할 수 있다.
Microsoft Copilot – 오피스 문서 환경과의 최강 연동력
Microsoft Copilot은 기존 오피스 사용자들에게 가장 매끄러운 AI 경험을 제공하는 도구이다. Word, Excel, PowerPoint, Outlook과의 깊은 연동을 통해 문서 작성, 데이터 요약, 발표 자료 구성 등을 AI 기반으로 빠르게 처리할 수 있다. 특히 조직 단위에서 Microsoft 365를 사용하는 경우, 별도 툴을 도입할 필요 없이 Copilot 하나로 AI 보조 업무를 통합할 수 있다는 점이 강력한 장점이다.
실험에서는 회의록을 Word에서 작성하면서 Copilot으로 자동 요약 기능을 사용하거나, Outlook 메일 내용을 기반으로 회신 초안을 작성하는 데 높은 효율을 경험했다. Excel에서는 수많은 셀 데이터에서 특정 조건을 찾아 요약하는 작업을 수 분 만에 해결할 수 있었다. 특히 슬라이드 작업에서는 텍스트를 바탕으로 자동 디자인 및 구성 요소 제안 기능도 매우 유용했다.
다만 이 도구의 단점은 진입 장벽이다. 기업용 Microsoft 365 사용자만 이용 가능하며, 개인이 간단히 구독해서 사용하기에는 가격과 설정 복잡도가 높은 편이다. 또한 Copilot의 응답 품질은 GPT-4와 유사하지만, 자유로운 생성형 문장 능력에서는 ChatGPT보다 유연하지 않다.
그럼에도 Copilot은 오피스에 깊이 들어온 조직이라면 최고의 선택지다. 특히 기존 워크플로우를 바꾸지 않으면서 AI를 도입하고 싶은 팀에게는 이만한 도구가 없다.
Fireflies.ai – 회의 요약 자동화의 실전 강자
Fireflies.ai는 회의 녹음과 요약에 특화된 AI 도구이다. 줌, 구글 미트, 마이크로소프트 팀즈 등 대부분의 화상회의 플랫폼과 연동되며, 회의 종료 후 자동으로 요약 리포트, 발언자별 대화 정리, 할 일 리스트 등을 생성해준다. 실시간 기록이 가능한 AI 비서라는 점에서, 회의가 많은 팀에겐 엄청난 시간 절약 도구가 된다.
실제로 Fireflies를 회의에 연동해보면, 회의가 끝나자마자 전체 회의록이 이메일로 도착하며, 대화 중 가장 많이 언급된 키워드, 결론 정리, 참석자별 발언 요약이 자동으로 정리된다. 특히 영문 회의의 경우 정확도가 매우 높고, 다국어 회의에서도 비교적 안정적인 품질을 유지한다.
단점은 아직 한국어 정확도가 영어보다 떨어진다는 점이다. 또한 회의 외의 문서 기반 작업에는 별다른 기능이 없기 때문에 범용성은 낮다. 그러나 ‘회의 정리’라는 목적에 한정하면, 이만한 효율 도구도 드물다.
Fireflies는 회의 중심의 조직문화를 가진 팀, 특히 회의 요약을 수기로 정리하느라 시간을 허비하던 실무자에게는 필수적인 도구로 평가할 수 있다.
이번 비교 실험을 통해 가장 분명하게 확인한 사실은, “어떤 툴이 더 좋다”는 객관적 답은 존재하지 않는다는 점이다. 오히려 실무자가 어떤 방식으로 일하느냐에 따라, AI 툴의 실용성은 크게 달라진다. 즉, '도구의 성능'보다 '도구가 내 업무에 잘 들어맞는가'가 훨씬 더 중요하다는 사실이다.
예를 들어, 문서 중심의 정리와 기록이 중요한 조직이라면 Notion AI는 최고의 선택일 수 있다. 브레인스토밍과 콘텐츠 생성, 기획 전반에 걸친 텍스트 작업을 자주 하는 개인이나 팀은 ChatGPT의 창의성과 범용성이 빛을 발휘한다. 해외 커뮤니케이션이 잦고, 톤 조절과 문장 정교화가 중요한 환경에서는 Grammarly의 가치가 크다. 이미 오피스 생태계를 기반으로 일하고 있는 대기업이나 관공서에서는 Microsoft Copilot이 가장 자연스럽고 강력한 옵션이 된다. 회의가 업무의 핵심인 팀, 특히 기록과 공유가 중요한 협업 구조라면 Fireflies.ai는 시간을 절약해주는 실전형 도구로 자리 잡을 수 있다.
또한 흥미로운 사실은, 대부분의 경우 단일 툴보다 툴 간의 조합이 훨씬 더 실용적이라는 점이다. 실제로 회의 요약은 Fireflies로, 콘텐츠 초안은 ChatGPT로, 문장 다듬기는 Grammarly로, 자료 정리는 Notion AI로, 그리고 PPT 초안이나 엑셀 자동화는 Microsoft Copilot으로 넘기는 구조는 실무자의 손을 빠르게 덜어주는 이상적인 조합이었다. AI는 기능별로 강점을 달리 갖고 있기 때문에, 도구를 병렬적으로 활용하고, 업무 목적에 따라 유연하게 스위칭하는 능력이 중요하다.
더 나아가 AI 툴 도입은 단순한 생산성 향상을 넘어서 조직 문화 자체의 변화를 이끈다는 점도 주목할 만하다. AI를 적극적으로 도입한 팀일수록 회의 시간이 줄어들고, 문서 작성 속도가 빨라지며, 피드백 사이클이 짧아진다. 이는 구성원들의 피로도를 줄이고, 중요한 일에 더 집중할 수 있는 시간 구조를 만들어준다. 따라서 AI 툴의 도입은 ‘기술의 선택’이자 동시에 ‘일하는 방식의 재설계’라는 점에서 전략적으로 접근해야 한다.
결국, 지금 우리에게 필요한 것은 “무엇을 써야 하느냐”보다, “어떤 일을 하고 싶은가, 어떤 식으로 일하고 싶은가”를 먼저 정의하는 일이다. 그리고 그 업무 흐름을 가장 자연스럽게 도와주는 도구를 골라내는 안목이 진짜 실용성을 결정짓는 기준이 된다. AI 시대의 실무자는 도구를 지배하는 자가 아니라, 도구를 조율할 줄 아는 사람이다. 그리고 그 조율의 중심에는 ‘사람의 목적’과 ‘업무의 방향’이 놓여 있어야 한다.